待合室が混み合うと、患者様の不安やスタッフの負担が増えます。ここでは、順番待ちを院外でも待てる形にして、待合の密をやわらげる方法を整理します。
受付を済ませた患者様は、待合に留まらず院外や車内で待てます。順番は各自のスマホに表示され、確認のために受付へ戻る必要がありません。
順番が来たらスタッフがワンタップし、患者様の画面が「呼び出し中」に切り替わります。受付が名前を読み上げる手間も軽くなります。
受付にQRを掲示し、患者様が名前と人数を入力するだけです。専用の機材は要りません。
待合を空けるだけでは、診療時間内に見きれない人数を抱え込む問題は解決しません。同時に並べる組数には上限を設定でき、上限に達すると新しい受付が自動的に止まります。既定は20組です。この値を、残りの診療時間で現実に見きれる人数から決めておくと、閉院間際に来られた患者様を長く待たせたうえで断る、という事態を避けられます。止まっているあいだ、まだ登録していない方の画面には受付停止のご案内が出るので、院外から向かう途中の方にも伝わります。すでに並んでいる患者様の順番はそのまま残ります。
院外で待てるようにすると、今度は「いつ戻ればよいか」が問題になります。待機中の画面に出る文言は院ごとに書き換えられるので、戻る目安と、体調が悪化したときの連絡先を書いておいてください。書き換えには Starter プラン以上が必要です。呼び出したときに表示される文言も別に設定でき、診察室の番号を含めておけば、受付を通らずに向かってもらえます。文言に患者様のお名前を差し込む形にするには Standard プランが必要です。無料のプランでは既定の文言のままなので、院内の掲示で補うことになります。
院外で待てる形にしても、全員がそうする必要はありません。スマホをお持ちでない方、操作が難しい方には、これまでどおり待合でお待ちいただけます。この場合、受付でお名前を伺ってスタッフが代わりに登録すれば、順番の管理は院側の画面で一本化できます。患者様には従来どおり受付から声をかける形になります。混在していて問題ありません。院内の掲示に、どちらの方法でも受け付けていることを書いておくと、受付で毎回説明する必要がなくなります。移せる方から移すだけで、待合の密は目に見えて変わります。
A. スマホ操作が難しい方には、これまでどおり紙や口頭の受付と併用してください。スタッフが代理で登録する画面は用意していません。
A. 不要です。QRから名前と人数を入力するだけで、会員登録も友だち追加もありません。
A. 入力を必須にはできません。そもそも Free プランでは電話番号の欄が表示されず、Starter 以上で表示に切り替えたときも入力は任意です。
A. まだ登録していない患者様の画面には、受付を停止している旨のご案内が表示されます。文言は院ごとに書き換えられます。すでに並んでいる患者様の順番はそのまま残るので、止めたあとも最後まで進められます。