受付での順番の管理や呼び出しは、混雑時ほどスタッフの手を取ります。ここでは、その業務を軽くする受付のやり方をまとめます。
紙の記名の管理、名前の読み上げ、順番の聞かれ待ち。一つひとつは小さくても、重なると受付が回らなくなります。
お客様が自分で登録し、順番も各自の画面で分かるため、聞かれる回数が減ります。呼び出しはスタッフ画面のワンタップで済み、お客様の画面が「呼び出し中」に変わります。
呼んでも反応が無いときは、その組をスキップして後から待機中に戻せます。お客様の画面には、近くのスタッフに声をかけるよう案内が出ます。
受付から確実に減るのは、順番を聞かれて答える回数と、名前を読み上げる回数です。この2つは混雑時にいちばん重なるので、体感の負荷はかなり変わります。一方で減らないものもあります。呼んだ方が現れないときの判断、順番を前後させるかどうかの判断、そして待ち時間の目安をいくつに設定するかの見直しです。これらは仕組みではなく運用の側にある仕事なので、誰がどう決めるかを先に取り決めておいてください。決めておかないと、担当者ごとに対応が変わって問い合わせがかえって増えます。
従業員として登録すれば、オーナー以外のスタッフも同じ一覧を開けます。複数人が同時に開いていても操作はできますが、画面の内容が新しくなるまでには数十秒かかります。二人が同じタイミングで別々の組を呼ぶと、順番が意図せず飛ぶことがあります。呼ぶ役はその時間帯で一人に決めておくのが確実です。一覧には呼んだ組、スキップした組、終わった組の状態が残るので、交代するときの引き継ぎは画面を見せるだけで済みます。紙のように「どこまで呼んだか」を口頭で伝える必要がありません。呼ぶ役を交代するときは、直前に呼んだ組まで一覧で確かめてから引き継いでください。
この仕組みは、お客様が画面を開いているあいだにだけ表示が切り替わります。電話やメールで追いかける手段はないので、気づかれないことは必ず起きます。前提にしたうえで運用を組み立ててください。実務では、待機中の画面の文言に待つ場所を書いておき、呼んでも現れなければ一定時間でスキップして次へ進む、という決めごとで回ります。スキップした組は後から待機中に戻せるので、順番が消えるわけではありません。何分で次へ進むかを店内で共有しておくと、担当者によって対応が変わりません。
A. 待ち組を一覧で確認できる画面があります。先頭のお客様を呼ぶボタンのほか、一覧の各組からも呼び出せるため、準備できた席や担当に合わせて順番を前後させられます。
A. その組をスキップし、後から待機中に戻せます。自動でもう一度知らせる手段は無いため、店頭の声かけと併用してください。
A. 受付にQRを掲示するだけで始められます。専用機器の購入や工事は要りません。
A. 従業員として登録すれば、同じ一覧を全員が開けます。ただし画面の内容が新しくなるまでに数十秒かかるため、二人が同時に別の組を呼ぶと順番が意図せず飛ぶことがあります。呼ぶ役は一人に決めておくほうが確実です。