順番待ちの管理を、手元の表計算ソフトや入力フォームで組んでいる店は少なくありません。ここでは、その自作運用でどこまで回るのか、どこで行き詰まるのかを整理します。
受付が1日に数組で、スタッフが1人で見ていられるなら、表に名前と人数を書き足していくだけで足ります。費用もかからず、項目を自由に決められるのは自作の強みです。
ひとつは同時編集です。複数のスタッフが同じ表を触ると、行の取り違えや上書きが起きます。ふたつめはお客様側で、表を見せられないため順番を聞かれ続けます。みっつめは呼び出しで、結局その場で名前を読み上げることになり、手間は減りません。
受付をフォームにすればお客様に入力してもらえますが、順番はフォームの回答一覧に溜まるだけです。お客様は自分が何番目かを見られず、呼び出しの手段も別に要ります。受付の入口だけが自動になり、その先は変わりません。
自作の表をすぐ捨てる必要はありません。混み合う時間帯だけスマホ受付に切り替え、落ち着いた時間は表のままにする、という分け方から始められます。
自作の表には、置き換えでは得られない利点があります。項目を自由に決められることと、費用がかからないことです。受付が1日に数組で、記録として残したい項目が独特なら、表のほうが向いています。会計や在庫の表と同じファイルで管理していて、その連携に意味がある場合も同じです。置き換えを考えるのは、複数人が同時に触る場面が出てきたときと、お客様に順番を見せたくなったときで十分です。それまでは表で構いません。
置き換えても、判断の仕事は残ります。1組あたりの目安時間をいくつに置くか、受け付ける組数の上限をどこにするか。表で管理していたときには意識しなかった値ですが、待ち時間を表示するなら決める必要があります。自作の表では待ち時間を出していなかった店なら、まず表示を切ったまま使い始めて、順番と組数だけを見せる形から入るのが無理がありません。数字を出すのは、実際の回転が測れてからで構いません。表で受けていた項目のうち、順番の管理に使っていなかったものは移す必要がありません。移すのは名前と人数だけで足りることがほとんどです。項目を減らすと入力も速くなるので、お客様の手間もそのぶん軽くなります。記録として残したい項目があるなら、表のほうに書き足す形で構いません。
A. 受付が少なく、見る人が1人なら十分に回ります。困るのは、複数人で触るときとお客様に順番を見せたいときです。
A. 取り込みの機能は用意していません。当日の受付から新しい仕組みで始め、過去の記録は手元の表に残す形をおすすめします。
A. Free プランは月額0円・カード登録不要です。自作の表と並行して試してから決められます。
A. 移せます。混み合う時間帯だけスマホ受付にして、落ち着いた時間は表のままにする分け方ができます。ただし同じ時間帯に両方を開けると順番が分からなくなるので、時間帯か曜日で完全に分けてください。