整理券をこれから用意する方向けに、紙で作るときの決めごとと、そもそも配らずに済ませる方法の両方を紹介します。
通し番号、店名、受付日、注意書き（番号を紛失した場合の扱い、呼び出しに応じられなかった場合の扱い）。番号は手書きにせず、あらかじめ連番で用意しておくと取り違えが減ります。
Waitin では紙の整理券の雛形は配布していません。表計算ソフトの差し込み印刷やラベル用紙を使うのが手軽です。店頭に置く案内の掲示物であれば、ログイン不要の無料メーカーで作れます。
店頭にQRを掲示すれば、券を刷らなくてもお客様のスマホで順番を受け付けられます。呼び出すとお客様の画面が「呼び出し中」に変わるので、番号を読み上げる必要がありません。
番号の付け方は、通し番号にするか時間帯ごとに区切るかを先に決めてください。通し番号は分かりやすい代わりに、当日ぶんを刷り切ると足りなくなります。時間帯で区切ると余りが出にくくなりますが、お客様には説明が要ります。注意書きも先に決めておく項目です。紛失したときにどう扱うか、呼んだときに不在だった場合にどうするか。この2つは必ず起きるので、書いていないと現場で判断が割れます。番号を手書きにすると取り違えの元になるので、連番で用意しておいてください。
紙の整理券をやめるかどうかは、配る作業にどれだけ人手を使っているかで決まります。1日の来店が20組で、1組あたり30秒の受け渡しなら10分です。この程度なら紙で構いません。混雑時に専任を1人立てているなら、その人件費がそのままかかっています。数えてみて、割に合わないと分かってから切り替えるのが順序です。券の印刷代そのものは小さい額なので、判断の材料になるのは人手のほうです。
券を刷らなくなる代わりに、決めることが増えます。1組あたりの目安時間、同時に並べる組数の上限、それに待ち時間を表示するかどうか。どれも店の実態に合わせて決める値です。加えて、掲示する端末の置き場所と、画面が消えないようにしておくことも要ります。券を配る作業がまるごと消えるぶん、こうした準備は初回だけの負担です。2回目以降は設定が残るので、掲示して受付を開けるだけになります。券の在庫を数えたり刷り増したりする作業がなくなるぶん、当日の朝の準備は短くなります。刷り置きが余って捨てる、という無駄もなくなります。
A. 紙の整理券の雛形は用意していません。店頭に掲示する案内ポスターであれば、無料のメーカーをログインなしで使えます。
A. 少人数で番号だけ分かれば足りる運用なら紙で十分です。呼び出しや順番の見える化まで求めるならスマホ受付が向きます。
A. 手持ちのスマホだけです。アプリのインストールや会員登録は要りません。
A. 券を配る作業に使っている人手で判断してください。1日20組で1組30秒なら10分ぶんです。この程度なら紙で構いません。混雑時に専任を立てているなら、その人件費が置き換えで浮きます。